Accesso agli atti e documenti amministrativi

Il diritto di accesso è il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi, da non confondersi con l’accesso civico.
Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. Non è necessario che il documento sia stato formato dall’amministrazione in questione ma è sufficiente che sia detenuto da questa.
Oltre che dalla L. n. 241/1990, nel Comune di Camerino il diritto di accesso è disciplinato dal regolamento approvato con DELIBERA DI CONSIGLIO COMUNALE n. 49 del 29/06/1994, ancora valido, fatte salve le modifiche apportate in data successiva dalle normative nazionali.
Il diritto di accesso può essere esercitato da tutti i soggetti privati che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso. È necessaria quindi una stretta correlazione tra il documento amministrativo oggetto del diritto di accesso e uno specifico interesse del soggetto richiedente; la legge non ammette, infatti, istanze di accesso finalizzate ad un controllo generalizzato dell’operato della pubblica amministrazione. Il diritto di accesso è strumentale all’acquisizione di quella conoscenza necessaria per verificare se il comportamento dell’amministrazione è lesivo nei confronti di un interesse privato specifico, e non è finalizzato a controllare genericamente il corretto operato della pubblica amministrazione.
Quando si parla di “interesse” non si fa riferimento esclusivamente all’interesse del singolo soggetto richiedente, ma anche ad interessi pubblici o diffusi; quindi anche il soggetto portatore di questo tipo di interessi è titolare del diritto di accesso (ad esempio un’associazione di categoria).
Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa data dai soggetti sopraccitati, nei confronti dell’autorità competente a formare l’atto conclusivo o a detenerlo stabilmente.
Le pubbliche amministrazioni devono individuare un responsabile del procedimento di accesso che può anche non coincidere con il responsabile del procedimento amministrativo: si tratta del dirigente, del funzionario preposto all’unità organizzativa o di altro dipendente addetto all’unità competente a formare il documento o a detenerlo stabilmente.
L’esercizio del diritto di accesso deve spesso essere contemperato con altri diritti, come ad esempio il diritto alla riservatezza (normativa sulla privacy e presenza di controinteressati).
La richiesta di accesso ai documenti amministrativi deve essere presentata dal soggetto interessato direttamente all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente.
La richiesta di accesso deve essere motivata e quindi dovrà specificare e, ove occorra, comprovare, l’interesse connesso all’oggetto della richiesta. Per la richiesta dovrà essere utilizzato il modulo specifico predisposto dall’Ufficio e dovrà contenere gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero tutti gli elementi che ne consentano l’individuazione nel modo più preciso possibile, nonché l’identità del soggetto richiedente.
L’istanza di accesso/ricerca deve avere ad oggetto una specifica documentazione in possesso dell’amministrazione indicata in modo sufficientemente preciso e circoscritto e non può riguardare dati ed informazioni generiche riguardanti un complesso, non individuato, di atti di cui non si conosce con certezza la consistenza, il contenuto e finanche la effettiva sussistenza, assumendo un sostanziale carattere di natura meramente esplorativa.
Per poter effettuare pertanto l’accesso agli atti delle pratiche edilizie riguardanti edifici e/o unità immobiliari, il richiedente dovrà fornire dati il più possibile precisi riferendosi ad atti facilmente individuabili o, in mancanza, dovrà fornire dati quali ad esempio gli attuali o i precedenti proprietari, amministratori, costruttori, curatori, la data presumibile dell’intervento o della costruzione dell’edificio, e quant’altro utile ad effettuare la ricerca degli atti necessari. La P.A. non è tenuta ad elaborare i dati ai fini della ricerca di atti. A tal proposito si fa presente che i dati catastali identificano l’edificio e non l’atto, per cui sono insufficienti ai fini della ricerca di atti di cui non se ne conosce la natura.
Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, l’amministrazione, entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento ovvero con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tale caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.
L’esame dei documenti avviene presso l’ufficio indicato nell’atto di accoglimento della richiesta, nelle ore di apertura dell’ufficio stesso e alla presenza, se necessaria, di personale addetto. I documenti amministrativi sui quali è consentito l’accesso non possono essere alterati in alcun modo e non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione.
L’esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l’eventuale accompagnamento di altra persona di cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate in calce alla richiesta. L’interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.
Su richiesta dell’interessato, le copie possono essere autenticate.
Fatte salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché del pagamento del costo delle copie, i diritti di ricerca e di visura sono i seguenti:
• Estrazione di documenti per i quali sono stati forniti gli estremi, quali ad esempio n. protocollo, data, n. atto e richiedente € 10,00 per ogni atto;
• Estrazione di documenti per i quali non sono stati forniti gli estremi ma dati che comunque ne consentano l’individuazione € 30,00 per ogni atto;
Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all’ufficio competente o dalla ricezione della medesima. Nel caso la domanda risulti irregolare o incompleta, l’amministrazione può interrompere il suddetto termine che comincerà a decorrere a partire dalla presentazione dell’istanza corretta.
Circa la conclusione del procedimento di accesso, si rileva una doppia modalità: da un lato è prevista la forma del silenzio rifiuto, infatti la richiesta di accesso si intende rifiutata trascorsi inutilmente i trenta giorni, dall’altro è ritenuta formalizzabile attraverso specifici atti dell’amministrazione. Si ricorda che gli atti di diniego, di differimento o di limitazione all’esercizio del diritto di accesso devono essere motivati.
NOTA BENE EMERGENZA COVID 19
L’ACCESSO DIRETTO AGLI ATTI CON PRESENZA DI PERSONALE POTRANNO NON ESSERE AUTORIZZATI O SUBIRE DIFFERIMENTI QUALORA LA CONDIZIONE EPIDEMIOLOGICA NON LO PERMETTA.

Allegati

Il diritto di accesso [PDF - 27 KB - Ultima modifica: 18/02/2021]

Nuovo Modulo ACCESSO ATTI PRATICHE EDILIZIE MARZO 2021 [PDF - 82 KB - Ultima modifica: 03/03/2021]

Contenuto inserito il 20/04/2018 aggiornato al 27/04/2021

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